Kho vật tư

Mục đích và tổng quan

Mô-đun Kho vật tư giúp quản lý các vật tư tiêu hao trong nha khoa như: tờ rơi, mủi bông, cốc nhựa, dung dịch nước miệng, máng đắp bột, bộ khay khám, v.v.

Bạn có thể:

  • Tạo danh mục vật tư, mô tả đơn vị tính và mức tồn tối thiểu
  • Ghi nhận nhập kho từ các phiếu nhập, theo chi nhánh
  • Ghi tiêu hao (xuất dùng) khi sử dụng vật tư trong khám chữa bệnh hoặc công tác
  • Theo dõi tồn kho hiện tại theo từng chi nhánh
  • Nhận cảnh báo khi tồn kho sắp hết (≤ mức tối thiểu)
  • Xuất báo cáo tồn kho và lịch sử nhập-xuất ra Excel để phân tích hoặc đối chiếu

Khái niệm chính

Vật tư (Item)

Mỗi vật tư có:

  • Tên vật tư: tên riêng để dễ tìm kiếm (ví dụ: "Tờ rơi khách hàng mới", "Mủi bông tiệt trùng")
  • Đơn vị tính: cây, bộ, lần, hộp, túi, … (tùy loại vật tư)
  • Nhóm vật tư: phân loại (Vệ sinh, Tiêu hao, Hóa chất, …) để quản lý dễ hơn
  • Mức tồn tối thiểu: số lượng mà dưới đó hệ thống sẽ cảnh báo cần nhập thêm

Tồn kho (Stock)

Tồn kho là số lượng vật tư hiện có. Mỗi chi nhánh giữ tồn riêng lẻ. Khi bạn nhập kho tại chi nhánh A, chỉ tồn của chi nhánh A tăng lên; chi nhánh B không ảnh hưởng.

Nhập kho

Phiếu nhập ghi nhận vật tư mới nhập vào kho, bao gồm:

  • Ngày nhập
  • Danh sách vật tư và số lượng nhập
  • Chi nhánh nhận kho (tồn của chi nhánh này sẽ tăng)

Tiêu hao (Consumption)

Khi sử dụng vật tư trong các hoạt động (khám bệnh, điều trị, công tác), bạn ghi nhận tiêu hao. Có hai cách:

  • Thủ công: tạo bản ghi tiêu hao riêng, ghi loại vật tư và số lượng dùng
  • Gắn với visit (cuộc khám): vật tư được tự động ghi tiêu hao khi visit kết thúc hoặc được liên kết

Tiêu hao làm giảm tồn kho của chi nhánh đó.

Quy trình sử dụng

  1. Tạo danh mục vật tư: Vào menu Kho vật tư → Danh mục, tạo vật tư mới với tên, đơn vị, nhóm, mức tối thiểu.
  2. Nhập kho lần đầu: Tạo phiếu nhập, chọn vật tư, nhập số lượng, chọn chi nhánh, lưu.
  3. Ghi tiêu hao: Khi sử dụng, ghi nhận tiêu hao bằng phiếu tiêu hao hoặc liên kết từ visit.
  4. Theo dõi tồn: Xem danh sách tồn kho theo chi nhánh; hệ thống tự động cảnh báo nếu tồn ≤ mức tối thiểu.
  5. Nhập lại khi cần: Khi tồn thấp, tạo phiếu nhập mới để bổ sung.
  6. Xuất báo cáo: Xuất tồn hiện tại hoặc lịch sử nhập-xuất ra Excel để phân tích, đối chiếu, hoặc báo cáo với ban quản lý.

Tồn kho theo chi nhánh

Mỗi chi nhánh có tồn kho độc lập. Bạn sẽ thấy tồn kho được lọc theo chi nhánh bạn chọn trên thanh lọc (bộ lọc chi nhánh ở đầu trang).

Lưu ý: Quyền sở hữu bản ghi

Quyền sở hữu (ownership) của bất kỳ bản ghi nhập/tiêu hao nào được xác định bởi chi nhánh nguồn của phiếu đó, không phải chi nhánh đang chọn trên bộ lọc. Điều này đảm bảo bạn không vô tình sửa dữ liệu của chi nhánh khác. Chi nhánh đang chọn chỉ là bộ lọc để dễ xem, không ảnh hưởng đến quyền sửa xóa.

Vai trò và phân quyền

Inventory Operator là vai trò mặc định cho nhân viên quản lý kho. Phân quyền chi tiết như sau:

Quyền (Permission) Mã Hành động
Xem kho inventory.read Xem danh mục vật tư, tồn kho, lịch sử nhập-xuất
Quản lý kho inventory.manage Tạo/sửa/xóa danh mục vật tư, tạo phiếu nhập, ghi tiêu hao, chỉnh sửa bản ghi
Xuất Excel inventory.export Xuất tồn kho, lịch sử nhập-xuất ra file Excel
Quyền không đủ?

Nếu bạn thiếu quyền (ví dụ không có inventory.manage), các hành động tạo/sửa/xóa sẽ bị ẩn hoặc vô hiệu hóa. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo lý do, không bao giờ hiển thị dữ liệu giả hay số 0 để che giấu.

Chế độ vận hành

Mô-đun Kho vật tư chỉ khả dụng ở chế độ STANDARD và ADVANCED. Ở chế độ SIMPLE (gói tham khảo quản lý 1 phòng khám), mô-đun này sẽ bị ẩn khỏi menu chính, ngay cả khi tài khoản của bạn có quyền inventory.read hoặc inventory.manage.

Để kích hoạt hoặc tắt mô-đun:

  1. Vào menu Cài đặt → Vận hành (hoặc Cài đặt nâng cao)
  2. Tìm mục "Kho vật tư" hoặc "Quản lý kho"
  3. Bật/tắt cờ "Bật kho vật tư" (hoặc tương tự)
  4. Lưu cài đặt

Xuất Excel

Bạn có thể xuất báo cáo kho vật tư dưới dạng Excel để:

  • Phân tích xu hướng tiêu hao theo thời gian
  • Kiểm tra chéo (đối chiếu) tồn thực tế vs hệ thống
  • Gửi báo cáo cho ban quản lý hoặc phòng kế toán
  • Lập kế hoạch mua sắm dựa trên dữ liệu lịch sử
Yêu cầu quyền

Để xuất Excel, tài khoản của bạn phải có quyền inventory.export. Bộ lọc (chi nhánh, ngày, loại vật tư) sẽ được áp dụng vào file xuất, đảm bảo bạn chỉ nhìn thấy dữ liệu được phép.

Cảnh báo tồn kho sắp hết

Khi tồn kho của vật tư nào đó thấp hơn hoặc bằng mức tối thiểu, hệ thống sẽ:

  • Hiển thị thông báo cảnh báo trên bảng điều khiển hoặc trang kho vật tư
  • Đánh dấu hàng vật tư với biểu tượng hoặc màu sắc cảnh báo
  • Gợi ý bạn nhập kho thêm

Những điều cần nhớ

  • Tồn kho độc lập theo chi nhánh: Chi nhánh A và chi nhánh B có tồn riêng; không thể chuyển kho trực tiếp giữa chi nhánh trong giao diện này (nếu cần, tạo phiếu tiêu hao ở A rồi phiếu nhập ở B).
  • Mức tối thiểu là cảnh báo: Đây chỉ là ngưỡng cảnh báo, không phải giới hạn cứng. Bạn vẫn có thể sử dụng vật tư dưới mức tối thiểu nếu cần.
  • Ghi tiêu hao chính xác: Tiêu hao ghi chép từ visit hoặc thủ công phải đúng với hoạt động thực tế để tồn kho không bị sai lệch.
  • Kiểm tra chi nhánh trước khi nhập: Chọn đúng chi nhánh khi tạo phiếu nhập, vì tồn của chi nhánh đó sẽ tăng.
  • Xuất Excel để kiểm soát: Định kỳ xuất báo cáo để so sánh với kiểm kê thực tế (physical count) trong kho.
← Trước
Báo cáo & phân tích