Sao kê
Sao kê là bản chốt kỳ giữa labo và một phòng khám: liệt kê case đã giao, đã trả, còn nợ. Một cú bấm thay cho bảng Excel gõ tay cuối tháng.
Sao kê (statement) được chốt theo kỳ tháng, per phòng khám. Nó gom mọi bút toán ghi nợ tích luỹ trong kỳ, trừ thanh toán và cọc, ra số dư cuối kỳ. Sao kê đã chốt là đầu vào để phát hành hoá đơn điện tử và để nhắc nợ khéo qua Zalo nếu quá hạn.
Công thức sao kê
Mỗi kỳ sao kê là một phép cộng dồn có kiểm soát. Ví dụ minh hoạ một kỳ tháng (mọi số VND):
| Dòng | Diễn giải | Số tiền (VND) |
|---|---|---|
| Số dư đầu kỳ | Còn nợ cuối kỳ tháng trước cuộn sang | 5.000.000 |
| + Phát sinh trong kỳ | Σ giá trị case đã giao trong tháng (ghi nợ) | + 12.000.000 |
| − Thanh toán | Tiền phòng khám đã trả trong kỳ (ghi có) | − 8.000.000 |
| − Cọc trừ vào | Cọc đã ghi, trừ khi quyết toán | − 2.000.000 |
| = Số dư cuối kỳ | Cuộn sang thành đầu kỳ tháng sau | 7.000.000 |
Số còn nợ cuối kỳ của tháng N chính là còn nợ đầu kỳ của tháng N+1 (số dư cuộn) — đảm bảo không có tiền nào rơi giữa hai kỳ. Số liệu trên sao kê đã chốt là bất biến: điều chỉnh sau kỳ phải tạo bút toán mới sang kỳ sau, không sửa số cũ.
Xuất sao kê
Chốt kỳ per phòng khám: gom mọi bút toán ghi nợ của kỳ, trừ cọc, phát hành sao kê rồi gửi qua Zalo/PDF. Nút "Chốt sao kê kỳ này" cho xem trước trước khi gửi, sau đó đánh dấu sẵn sàng phát hành HĐĐT. Nếu kỳ đã chốt rồi phát hiện thiếu một case lẽ ra thuộc kỳ, không sửa sao kê cũ — ghi case vào kỳ kế hoặc tạo bút toán điều chỉnh có ngày tham chiếu.
Hệ thống chặn chốt sao kê nếu trong kỳ còn case đã giao mà chưa khớp được giá (không tự đặt 0) — kèm danh sách case cần báo giá lại trước khi chốt được tiếp. Lý do: số trên sao kê đã chốt là bất biến và là đầu vào trực tiếp của hoá đơn điện tử — chốt với giá thiếu sẽ khoá cứng một con số sai, không sửa lại được.
Nối sang hoá đơn điện tử
Một sao kê đã chốt là đầu vào hợp lệ để phát hành HĐĐT: labo là bên phát hành, phòng khám là bên mua. Feature công nợ/sao kê không tự dựng XML hay ký số — việc phát hành uỷ thác cho feature e-invoice; sao kê chỉ feed dữ liệu và đánh dấu đã được phát hành. Một sao kê kỳ chỉ phát hành HĐĐT một lần để tránh xuất trùng.
Đầu vào của số phát sinh là giá đã chốt cứng trên work order (từ Bảng giá & vật liệu), đã áp đúng giá riêng của phòng khám nếu có. Sửa giá/override sau khi case đã giao không đổi số trên sao kê đã chốt.