Đối soát cuối ngày — ghi nhận quỹ hôm nay

Cuối ca làm việc, lễ tân + kế toán vào hệ thống để đối soát: kiểm tra tổng cộng tiền thu hôm nay, so khớp với cash session opening/closing, ghi các chi phí phát sinh, confirm balance chính xác.

Bối cảnh

Phòng khám giữ tiền ở 2 nơi: quầy (cash/wallet) và ngân hàng (bank). Mỗi ngày phải chốt quỹ để biết: tiền thực tế đang giữ là bao nhiêu, lệch với hóa đơn bao nhiêu, có chi phí nào phát sinh không. Đây là bảo vệ tài chính cơ bản (CI-04).

Diễn viên & quyền cần

Quy trình từng bước

1. Mở Cash Session (sáng):
   • Lễ tân vào Menu → Cash Management → "Mở phiên làm việc mới"
   • Nhập "Opening balance" (tiền quầy lúc bắt đầu hôm nay), chọn branch
   • Lưu → session trở thành "OPEN"
2. Ngày làm việc:
   • Lễ tân ghi nhận payment từ BN bình thường (Payment module)
   • Mỗi payment được ghi vào cash ledger tự động (nếu method = cash/bank)
   • Các giao dịch khác: chi phí, nạp tiền, transfer giữa cash ↔ bank đều ghi nhận ngay
3. Trước khi close (chiều/tối):
   • Kế toán vào Cash Management → tab "Cash Ledger" hoặc "Reconciliation"
   • Xem tổng payment hôm nay (expected balance = opening + payment in − payment out)
   • Kiểm tra tab "Receipts issued" → xem tất cả phiếu thu phát hành hôm nay, confirm mỗi phiếu match 1 payment
4. Ghi expense (nếu có):
   • Kế toán click "Ghi chi phí" → nhập: loại chi (supplies, transport, repair...), số tiền, ghi chú
   • Lưu → expense được ghi vào ledger, expected balance giảm
5. Kiểm tra balance:
   • Đếm tiền mặt ở quầy → so với "Expected balance" trên màn hình
   • Nếu khớp: "Balanced" ✓
   • Nếu lệch: kiểm tra payment ghi nhận, receipt, hoặc expense xem sai chỗ nào
6. Close Cash Session:
   • Nhập "Closing balance" (tiền thực tế đếm được)
   • Hệ thống so sánh: expected vs actual → hiển thị "Difference"
   • Nếu difference = 0 → click "Confirm Close" → session trở "CLOSED", period lock
   • Nếu difference > 0 → investigate trước (xem "Variance report")
7. Print báo cáo:
   • Từ closed session → nút "In báo cáo" → PDF gồm: opening balance, payment in/out, expense, closing balance, variance (if any)
   • Lưu file hoặc in giấy lưu hồ sơ

Kết quả mong đợi

• Cash session mỗi ngày tạo 1 period lock → không edit payment/expense cũ sau khi close
• Balance khớp → team tin tưởng số liệu tài chính
• Nếu có lệch: variance được ghi audit → giúp trace nguyên nhân (sơ suất, mất tiền, ghi nhầm)
• Payment không bị double-count với cash balance: payment = thanh toán BN ghi, cash = quỹ giữ (CI-04)
• Báo cáo hỗ trợ kế toán bộ đối soát với bank statement

Khi nào hỏng & cách xử lý

Dấu vết để lại (audit & branch ownership)

Branch scope (CI-01, CI-03): Cash session thuộc 1 branch duy nhất. Nếu phòng khám có nhiều chi nhánh, mỗi nhánh có session riêng. Active UI branch không thay đổi session ownership.

Audit trail:

• Session open log: opening balance, time, actor, branch
• Per entry: payment / expense in/out, time, method, actor, amount, note
• Session close log: closing balance, variance, time, actor, approval
• Edit/void log (nếu reopen và fix): old value → new value, actor, reason