Ngày go-live — khai trương digital

Phòng khám hoàn tất import data, chuẩn bị hệ thống. Hôm nay là ngày đầu tiên dùng DentIQ thay giấy. Giữ giấy song song 1 tuần để backup. Buổi sáng: checklist chuẩn bị. Buổi tối: retro feedback và chuẩn bị ngày 2.

Giao diện go-live
Timeline: checklist sáng → operate cả ngày (giấy song song) → cuối ngày retro → bugfix + training feedback

Bối cảnh

Go-live là giai đoạn nguy hiểm: tất cả role (lễ tân, BS, kế toán, CC) bắt đầu dùng hệ thống thực tế. Những bug nhỏ hoặc confusion về UI có thể gây delay, stress. Chiến lược: start with confidence (preparation solid), operate parallel with paper (safety net), end with reflection (learn & improve).

Diễn viên & quyền cần

Vai tròQuyền cầnNhiệm vụ
Clinic AdminMọiLead checklist sáng, là first responder cho issue, approve retro decisions
Lễ tânpatient.manage, appointment.manage, payment.manage, cash.manageOperate: BN check-in, appointment, payment, cash session
Bác sĩdiagnosis.manage, treatment_plan.manage, visit.manageOperate: tạo visit, ghi diagnosis, tạo plan, in phiếu
Kế toán / CCRespectiveOperate: payment export, customer-care queue, cash reconciliation

Quy trình từng bước

  1. Buổi sáng: 30 phút trước mở cửa
    • Network + server: Ping production server, check API status (green), no recent errors in logs
    • Client login: Mỗi role test login: lễ tân, BS, kế toán, CC → confirm permissions load correctly (no "403 Forbidden")
    • Device check: Máy in hoạt động? Scan BN hoạt động? Network wifi ổn?
    • E-invoice provider: Nếu dùng e-invoice, test provider connection (VNPT/MISA/Viettel): "Sandbox OK" → "Production OK"
    • Cash session: Lễ tân mở cash session mới hôm nay, input opening balance
    • Data check: BN import có bao nhiêu? Có corrupt record không (check BN null, duplicate)? Appointment hôm nay có mấy cái?
    • Parallel workflow: Chuẩn bị 1 bộ giấy: phiếu khám, phiếu kê đơn, phiếu thu. Nếu hệ thống down, làm giấy tạm rồi sync sau
  2. Mở cửa: từ 8h sáng
    • Nhân viên trực máy: admin hoặc IT người nhanh nhất, sẵn sàng troubleshoot nhanh
    • Lệnh: mọi issue báo ngay cho admin, không delay hoặc workaround tạm mà không nói
  3. Cả ngày: Operate song song giấy + hệ thống
    • BN check-in: Lễ tân search BN, ghi appointment. Nếu hệ thống chậm hoặc lỗi, ghi lại lịch giấy, sync hệ thống sau 2-3 giờ
    • Visit & diagnosis: BS mở visit trong hệ thống, ghi diagnosis. In phiếu tư vấn nếu có plan. Lưu tài liệu cũ ở form giấy song song
    • Payment: Lễ tân ghi payment. In phiếu thu = receipt. Nếu máy in lỗi, in từ browser (backup)
    • Mid-day sync: Vào 12h, admin check: có bao nhiêu appointment, payment, BN mới tạo? Nếu lệch với giấy, find & fix
  4. Cuối ca (17h): Chốt ca + Retro (1.5 giờ)
    • Cash reconciliation: Lễ tân + kế toán đối soát cash session (như quy trình wf-end-of-day)
    • Data check: Đối soát giấy vs hệ thống: BN tạo, visit, payment, receipt → số lệnh phải match
    • Bugs & issues: Gather list (ghi chép cả ngày): UI confusing, feature missing, timeout, error message mập mờ, etc.
    • Training feedback: Role nào chưa quen? Mất bao lâu trên mỗi task? Có tính năng gì cần tối ưu không?
  5. Retro meeting (30 phút, sau ca)
    • Bốc phiếu issues: Ưu tiên: Critical (system down, data loss) > High (workflow block, data mismatch) > Medium (slow, unclear UI)
    • Quick fix vs Backlog: Admin quyết định: bug gì sửa liền hôm nay, gì để ngày mai
    • Training plan ngày 2: Role nào cần thêm session? Tính năng gì cần demo lại?
    • Confidence vote: Team vote: "Sẵn sàng ngày 2 không?" (0-5 scale). Target ≥ 4 để tiếp tục; < 4 → extend go-live 1 ngày

Kết quả mong đợi

  • Ngày 1 không data loss, không critical downtime
  • Nếu có minor issue: ghi log, fix ngay hoặc backlog (không block cả team)
  • Team quen dần interface, tốc độ thao tác tăng dần
  • BN và nhân viên feedback positively: "Hệ thống nhanh, giao diện dễ dùng, in được phiếu, giấy tờ ít đi"
  • Giấy song parallel 1 tuần để verify số liệu trước khi bỏ paper hoàn toàn
  • Confidence built → ready for ngày 2 và release production

Khi nào hỏng & cách xử lý

Vấn đềNguyên nhânCách checkCách fix
System down ngay sáng: "Cannot connect to server"Network lỗi, API crash, database hungCheck server status page, ping API endpoint, xem logsAdmin restart API, check database connection. Fallback: operate paper tạm, sync khi up
BN duplicate sau import: 2 record cùng SĐTData dirty, hoặc import logic bugPatients → search, sort by SĐT → duplicate visibleMerge (xem wf-branch-transfer). Từ ngày 2: import step add dedupe validation
Payment ghi nhưng không có receipt in raMáy in lỗi, hoặc data entry error (sai branch, sai patient)Mở payment detail, check status, xem print endpoint responseIn từ browser backup. Nếu payment data sai, hủy + ghi lại (quy trình payment normal)
Cash session không close được lúc 17h: "Balance mismatch"Có ghi nhập sai, hoặc expense chưa logXem cash ledger detail, check all entry hôm nayTìm entry sai, fix trước close. Admin có thể unlock session nếu cần reopen
Team demoralized: "Hệ thống chậm, không công việc được nhanh bằng giấy"Thường là UX learning curve, hoặc real performance issueProfile app: browser DevTools, server logs; hỏi team "task nào chậm?"Quick optimization (cache, N+1 fix) hoặc training UX. Confidence vote ≥ 4 trước ngày 2

Dấu vết để lại (audit & branch ownership)

Go-live audit log: Mỗi BN tạo, visit, payment, setting change hôm nay đều có timestamp + actor. Nếu cần rollback 1 change, có audit trail để trace.

Branch scope: Nếu phòng khám multi-branch, go-live có thể là per-branch sequential (CN A hôm 1, CN B hôm 2) để mitigate risk. Mỗi branch có session log, data scope riêng.

Safety net: Paper parallel

Ngày 1 là high-risk. Giữ giấy song song không phải "chậm", mà là risk mitigation. Nếu hệ thống issue, BN vẫn được khám, thanh toán ghi giấy tạm rồi sync hệ thống sau. Sau 1 tuần operate successfully, bỏ giấy hoàn toàn (cut-over official).

← Trước
BN chuyển chi nhánh