Đặt cọc
Cọc là tiền phòng khám trả trước cho một đơn (nếu labo yêu cầu), trừ vào công nợ khi quyết toán — thường dùng cho phòng khám mới hoặc đơn lớn.
Đặt cọc (cọc) là tiền phòng khám trả trước cho một work order. Cọc được ghi nhận theo từng đơn / từng phòng khám và trừ vào hoá đơn cuối / công nợ khi quyết toán. Cọc là tuỳ chọn theo đơn, không bắt buộc toàn cục.
Cọc theo đơn hoặc theo kỳ
Với phòng khám mới hoặc đơn lớn, labo có thể yêu cầu cọc trước khi vào sản xuất. Cọc ghi nhận theo case và được trừ vào công nợ của đúng phòng khám đó khi quyết toán. Cọc đã ghi không bị xoá khi case huỷ — vẫn nằm trong sổ để đối chiếu, tránh mất dấu tiền đã nhận.
Trừ vào hoá đơn cuối
Khi chốt kỳ, cọc trừ vào công nợ nhưng không làm tổng nợ của phòng khám âm dưới 0. Cọc dư so với case được offset chuyển thành số dư có (on-account), trừ tiếp các case sau — không trả âm. Cọc treo theo phòng khám (chưa gắn case) giữ dạng số dư có, trừ vào case đầu tiên quyết toán.
Ảnh hưởng số dư công nợ & sao kê
Trên sao kê, cọc là một dòng trừ trong công thức kỳ. Ví dụ một kỳ tháng cho phòng khám mới (mọi số VND):
| Dòng | Diễn giải | Số tiền (VND) |
|---|---|---|
| Số dư đầu kỳ | Phòng khám mới, chưa có nợ | 0 |
| + Phát sinh trong kỳ | Case đã giao (ghi nợ) | + 10.000.000 |
| − Cọc trừ vào | Cọc trả trước khi nhận đơn | − 4.000.000 |
| − Thanh toán | Tiền đã trả trong kỳ | − 0 |
| = Số dư cuối kỳ | Còn nợ sau khi trừ cọc | 6.000.000 |
Nếu cọc lớn hơn giá trị case khi quyết toán, phần thừa không làm số dư âm — nó chuyển thành số dư có (on-account) trừ tiếp kỳ sau. Ví dụ cọc 4.000.000 cho một đơn chỉ 3.000.000 thì 1.000.000 dư giữ lại on-account, trừ vào đơn kế tiếp.
Cọc được ghi trong sổ công nợ như một bút toán ghi có gắn với phòng khám. Giá trị case vẫn lấy từ giá đã chốt cứng trên work order — cọc chỉ trừ vào phần phải thu, không thay đổi giá case.