Hướng dẫn cho kế toán

Là kế toán, công việc của bạn là ghi nhận tiền thu, quản lý quỹ tiền mặt (cash), xử lý hoàn tiền, phát hành e-invoice, và export báo cáo. DentIQ tách bạch tiền phải thu (charge) từ tiền thực tế đã thu (payment) để bạn dễ theo dõi công nợ.

Khái niệm cơ bản

Charge vs Payment

• Charge: Số tiền phải thu từ BN (tạo khi treatment plan accept hoặc visit hoàn tất).
• Payment: Tiền thực tế BN đã nộp. Payment được phân bổ vào charge line để tính outstanding.
• Outstanding: Charge - Payment = số nợ BN.
• Cash: Tiền thực tế có ở quầy hoặc tài khoản ngân hàng (sổ quỹ).

Thu nhập nhân sự (Staff earnings)

Thu nhập nhân sự được tính riêng (không phải tiền collection). Nó dựa vào compensation rule (FIXED_SALARY, COMMISSION, HYBRID) và stage completion — không tự động từ payment. Bạn quản lý earnings ledger riêng khi nhân viên có commission.

Lưu ý VAT: Hoa hồng tính trên doanh thu thuần (chưa VAT), không phải giá niêm yết. Ví dụ: dịch vụ 2.000.000 ₫ đã gồm VAT 5% → doanh thu thuần ≈ 1.904.762 ₫ → hoa hồng BS 20% ≈ 380.952 ₫.

Quy trình hàng ngày

Sáng — Khởi đầu

1. Vào Tài chính → Quỹ tiền mặt → kiểm tra số dư đầu ca (dư từ ngày hôm qua).
2. Nếu lần đầu, nhập số tiền mặt ban đầu có sẵn ở quầy.

Trong ngày — Ghi nhận payment

Khi BN thanh toán:

• Lễ tân xử lý payment (hoặc bạn xử lý nếu payment là trách nhiệm kế toán).
• Chọn method: Cash / Bank transfer / QR code.
• Hệ thống tự động phân bổ vào charge line → tính outstanding.
• Payment được ghi nhận ngay trong Payment list.

Chiều / Tối — Đóng ca

1. Vào Tài chính → Quỹ tiền mặt → Đóng ca.
2. Nhập số tiền thực tế ở quầy (đếm lại, bao gồm: dư đầu + tiền cash nhận - tiền chi).
3. Hệ thống so sánh: số tiền tính toán (từ hệ thống) vs số tiền đếm được.
4. Nếu lệch, ghi note vào "Chi phí / Lệch tiền".
5. "Xác nhận đóng ca" → cash session closed → sẵn sàng cho ngày hôm sau.

Công cụ chính

1. Payment list

Vào Tài chính → Thanh toán để xem tất cả payment:

• Filter: BN, ngày, method, status.
• Chi tiết: BN, charge phân bổ, amount, method, người ghi.
• Hoàn tiền: chọn payment → "Hoàn tiền" (nếu BN yêu cầu).

2. Cash management

Vào Tài chính → Quỹ tiền mặt:

• Session hôm nay: Dư đầu + payment nhận - payment trả = dư cuối dự tính.
• Đóng ca: Ghi số dư thực tế → tính lệch tiền (nếu có).
• Session cũ: Xem lịch sử cash theo ngày.

3. E-Invoice

Vào Tài chính → E-Invoice:

• Chọn payment → "Phát hành e-invoice".
• Hệ thống gửi tới nhà cung cấp (VNPT, Misa, Viettel, EasyInvoice).
• Chờ response: thành công → được mã tra cứu, fail → retry.
• Xem lịch sử: danh sách e-invoice phát hành, status, mã số.

4. Reports & Export

Vào /reports:

• Tab Revenue: Gross, discount, doanh thu thuần (net — chưa VAT), collected → chart theo ngày/tuần/tháng.
• Dòng Thuế GTGT hiển thị tổng VAT tách ra trong kỳ — dùng để đối chiếu tờ khai thuế.
• Tab Payment: Chi tiết payment, phương thức, người ghi.
• Export: Excel hoặc CSV để import vào sổ sách kế toán.

Xử lý hoàn tiền

Scenario 1: BN hủy treatment plan chưa accept

BN chưa thanh toán → không cần hoàn tiền. Đơn giản đóng charge.

Scenario 2: BN hủy khi đã accept plan & paid

1. Vào Patient 360 → Payment tab → chọn payment cũ.
2. Click "Hoàn tiền".
3. Chọn method: cash trả lại hoặc bank transfer.
4. Hệ thống tạo hoàn tiền record → cash quỹ giảm.
5. Dòng hoàn tiền được audit log.

Scenario 3: BN quay lại nhưng không lấy lab (tổn mất vật liệu)

Lab charge đã tính, nhưng lab không lấy. Bạn có thể:

• Ghi memo trong charge: "Lab không lấy".
• Hoặc charge vẫn giữ (phòng khám hỗ trợ BN).

Permission & access

Role ACCOUNTANT mặc định có quyền:

• payment.read, payment.manage, payment.export — xem/ghi nhận/export payment.
• cash.read, cash.manage, cash.export — quản lý quỹ tiền mặt.
• earnings.read, earnings.manage — xem/điều chỉnh doctor earnings.
• einvoice.read, einvoice.manage, einvoice.issue — cấu hình + phát hành e-invoice.
• document.read, document.print, document.export — in hoá đơn.
• KHÔNG có: visit.read, diagnosis.read, patient.read chi tiết (CS-08 — không thấy dữ liệu lâm sàn).

E-Invoice setup & troubleshooting

Setup lần đầu

1. Vào Thiết lập → E-Invoice.
2. Chọn nhà cung cấp (VNPT, Misa, Viettel, EasyInvoice).
3. Nhập credentials (username, password, API key — tuỳ nhà cung cấp).
4. Click "Test phát hành" → hệ thống thử phát 1 hoá đơn test.
5. Nếu thành công → xác nhận → bật e-invoice.

Troubleshooting

• Failed to issue: Kiểm tra credential + network → retry.
• Timeout: Nhà cung cấp chậm → chờ 1 phút → retry.
• Tax ID sai: Kiểm tra thông tin clinic ở Settings → sửa → retry.

Insights & best practices

Kiểm tra cash hàng ngày

Lệch tiền nhỏ là bình thường (±10 nghìn VND). Nhưng nếu lệch > 100k hoặc liên tục, kiểm tra:

• Lễ tân có ghi nhận payment đúng không?
• Có payment nào không được ghi cash không (bank transfer)?
• Có hoàn tiền nào không được ghi không?

Outstanding tracking

Mỗi tuần review danh sách BN nợ > 30 ngày. Chuyển cho Customer Care để follow-up hoặc liên hệ trực tiếp.

E-Invoice compliance

Phát hành e-invoice trong 24 giờ sau thanh toán (theo luật VN). DentIQ tự động theo dõi deadline — nếu fail, bạn sẽ thấy alert.