Hướng dẫn cho lễ tân

Lễ tân là điểm đầu tiên BN gặp trong phòng khám. Công việc chính của bạn: đặt lịch hẹn, check-in BN, thu tiền, in hoá đơn, và theo dõi recall. DentIQ cung cấp 3 công cụ chính: Scheduler, Reception queue, và Payment.

Công cụ chính

1. Scheduler — Đặt lịch hẹn

Vào Scheduler để xem lịch khám của phòng khám (calendar view hoặc table view).

• Xem lịch: Chọn ngày + chi nhánh + bác sĩ → xem slot trống.
• Đặt lịch: Click vào slot trống → nhập thông tin BN (tên, SĐT, dịch vụ).
• Lịch cũ: Xem BN cũ → "Tạo lịch hẹn mới" nhanh.
• Walk-in: BN không có hẹn → "Thêm walk-in" → check-in ngay (nếu bác sĩ trống).

2. Reception — Check-in & quầy tiếp đón

Vào Reception board để quản lý BN trong ngày theo 4 trạng thái:

• Scheduled: BN có hẹn nhưng chưa tới.
• Arrived: BN vừa tới, đã check-in, đang chờ bác sĩ.
• In Consultation: Bác sĩ đang khám.
• Completed: Hoàn tất khám, đã thanh toán (hoặc chuyển sang công nợ).

Quy trình:

• BN tới → "Check-in" từ Scheduled lane.
• BN trông → "Gọi vào phòng" (BN di chuyển sang In Consultation).
• Bác sĩ hoàn tất → "Hoàn tất" → chuyển sang Completed.
• BN không đến → "Đánh dấu no-show".

3. Payment — Thu tiền

Sau khi BN hoàn tất khám, lễ tân xử lý thanh toán:

• Vào Patient 360 của BN hoặc từ Reception card → Tạo thanh toán mới.
• Chọn method: Cash (tiền mặt) / Bank transfer (chuyển khoản) / QR code (nếu quầy có).
• Nhập số tiền → Hoàn tất → hệ thống ghi nhận.
• In Receipt (hoá đơn).

Quy trình tiếp đón buổi làm

Sáng — Khởi đầu

1. Login → xem Scheduler hôm nay → kiểm tra BN hẹn.
2. Check lịch trống: bác sĩ nào còn slot để nhận walk-in.
3. Xem danh sách recall (BN cần tái khám hôm nay).

Trong ngày — Tiếp đón

1. BN tới → tìm trong Scheduler → "Check-in".
2. Nếu BN mới hoặc không có hẹn → "Walk-in" → nhập SĐT → check-in.
3. Yêu cầu BN chờ → bác sĩ xem queue từ Doctor Workspace.
4. Bác sĩ kết thúc → "Hoàn tất" ở Reception board.
5. Thu tiền → tạo payment → in receipt.

Chiều / Tối — Kết thúc

1. Xem có BN nào vẫn ở "In Consultation" chưa kết thúc → follow-up bác sĩ.
2. Kế toán đóng ca cash → xác nhận với lễ tân.
3. Xem danh sách BN recall cho ngày mai.

Recall list — Liên hệ BN tái khám

DentIQ giúp bạn theo dõi BN nên tái khám:

• Vào Bệnh nhân → Recall để xem danh sách BN cần tái khám trong 7 ngày tới.
• Hệ thống tự tạo kế hoạch dựa trên warranty, treatment plan, hoặc service periodic.
• Click "Gửi message" để liên hệ qua Zalo / SMS (nếu bật Customer Care).
• Hoặc gọi điện trực tiếp.

Patient 360 — Xem hồ sơ BN

Bất kỳ lúc nào bạn cần xem lịch sử BN:

• Quick search: Ctrl+K (Mac: Cmd+K) → gõ tên / SĐT → tìm BN.
• Hoặc vào Bệnh nhân → tìm tên.
• Click vào BN → xem Patient 360 đầy đủ:
  • Lịch sử visit.
  • Công nợ.
  • Treatment plan đang dang dở.
  • Cảnh báo bảo hành / recall.

In hoá đơn & biên lai

Sau khi thanh toán:

• Từ Patient 360 → tab "Tài chính" → chọn payment → "In receipt".
• Hoặc từ Reception board → click BN → "In hoá đơn".
• Hệ thống in tự động (browser print hoặc print bridge nếu có).

Edge cases — Tình huống thường gặp

BN trùng SĐT

Quick search tìm được 2 BN cùng SĐT → hỏi BN đó "Đó là bạn không?" → merge 2 BN hoặc tạo profile riêng nếu là người thân khác.

BN đến muộn

BN hẹn 9h mà 9h30 mới tới → check-in vẫn được, nhưng bác sĩ queue có thể bỏ qua. Liên hệ bác sĩ để reschedule hoặc wait-in.

BN hủy lịch

BN gọi hủy → Scheduler → chọn appointment → "Hủy" → slot trở thành trống.

BN no-show (không đến)

Hẹn 10h mà 11h BN chưa tới → Reception board → click BN ở Scheduled lane → "Đánh dấu no-show" → hệ thống ghi nhận.

Walk-in vào lúc khám hết slot

Nếu bác sĩ hết slot → "Thêm walk-in vào waitlist" hoặc liên hệ BN để hẹn lại.