Hướng dẫn cho chủ phòng khám

Là chủ phòng khám / quản lý, bạn cần theo dõi sức khỏe hoạt động hàng ngày, quản lý doanh thu, công nợ, nhân sự, và lên kế hoạch dài hạn. DentIQ cung cấp dashboard, reports, và alerts để hỗ trợ công việc này.

Quy trình hàng ngày

Sáng — Kiểm tra khởi đầu

• Login vào /dashboard → xem snapshot hôm nay:
  • Số lượt visit hôm nay.
  • Tổng doanh thu (collected) so với dự kiến.
  • Công nợ quá hạn cần theo.
  • Bệnh nhân không quay lại quá 3 tháng (chuyển Customer Care).
  • Bảo hành sắp hết hạn.
• Xem Scheduler → kiểm tra lịch khám hôm nay, bác sĩ có sẵn không.
• Xem Reception queue → xem BN sắp đến, walk-in đã check-in chưa.

Trưa — Theo dõi tiến độ

• Vào Operations Board (hoặc live board realtime nếu bật) → xem trạng thái từng lane:
  • Trong phòng khám: bao nhiêu BN đang khám, bao nhiêu hoàn tất.
  • Không đến: có BN no-show nào không.
  • Lịch hẹn tối hôm nay: còn chỗ trống nào không.
• Kiểm tra cash hôm nay (sau khi có vài giao dịch).

Chiều / Tối — Đóng cửa

• Yêu cầu kế toán đóng ca tiền mặt — hệ thống ghi nhận doanh thu + chi, lệch tiền (nếu có).
• Xem tóm tắt hôm nay: số visit, doanh thu, công nợ phát sinh.
• Xem có cảnh báo gì (low stock, warranty sắp hết, BN không quay lại).

Dashboard — KPI chính

Chủ phòng khám thường theo dõi 5 KPI:

1. Doanh thu hôm nay + tháng này

Tiền thực tế đã thu (collected). Mục tiêu: so sánh với target hoặc tháng trước. Cảnh báo nếu doanh thu < 80% dự kiến.

2. Công nợ quá hạn

BN chưa thanh toán, quá 30 ngày từ ngày tạo charge. Hệ thống highlight những case này; chủ phòng có thể chuyển sang Customer Care để follow-up.

3. Số BN mới

BN mới trong tháng. Cảnh báo nếu số BN mới giảm (marketing kém hiệu quả).

4. Số BN không quay lại

BN không có visit nào trong 3 tháng. Hệ thống gợi ý Customer Care tiếp cận để recall.

5. Bảo hành sắp hết hạn

Dịch vụ có warranty (mão sứ, implant) sắp hết 12–24 tháng. Cảnh báo để bác sĩ chuẩn bị point-of-sale.

Reports — Phân tích sâu

Khi cần phân tích xu hướng, vào /reports và chọn tab:

Tab Revenue

• Doanh thu gross (giá dịch vụ).
• Discount (chiết khấu thương lượng).
• Net (doanh thu ròng).
• Collected (tiền thực tế thu).
• Chọn khoảng: ngày, tuần, tháng, năm → so sánh trước/sau.

Tab Retention

• Số BN mới vs BN cũ quay lại.
• % BN không quay lại (churn rate).
• Recall campaign hiệu quả bao nhiêu.

Tab Doctor Performance

• Số lượng BN mỗi bác sĩ.
• Doanh thu mỗi bác sĩ.
• Doctor earning (nếu bác sĩ có commission).

Tab Inventory

• Stock theo loại vật tư.
• Alert khi stock < min level.

Cảnh báo quan trọng

Công nợ quá hạn

Hệ thống gửi notification khi BN chưa thanh toán > 30 ngày. Bạn có thể xem list và giao cho Customer Care để follow-up.

Low stock (vật tư)

Khi vật tư còn < 10% → cảnh báo. Bạn phải order thêm trong tuần.

Bảo hành sắp hết hạn

Dịch vụ có warranty sắp hết 30 ngày → cảnh báo. Bác sĩ có thể upsell nâng cấp hoặc extend warranty với BN.

BN không quay lại quá 3 tháng

Hệ thống tự tạo CRM task cho Customer Care → gửi message recall.

Escalation — Khi nào liên hệ bộ phận

Hỏi bác sĩ

• Tại sao doanh thu thấp? (có BN hủy appointment, hay bác sĩ chạy chậm?)
• Có BN nào phàn nàn về chất lượng không? (warranty claim)

Hỏi kế toán

• Công nợ quá cao — phải có kế hoạch collect.
• Cash lệch — nguyên nhân gì?
• E-invoice fail — có lỗi gì không?

Hỏi Customer Care / Marketing

• Số BN mới giảm — marketing effort?
• % recall thấp — contact strategy có vấn đề không?

Tiếp theo

Tham khảo hướng dẫn cho các vai trò khác để hiểu quy trình hoạt động: Lễ tân, Bác sĩ, Kế toán, Customer Care.