Hướng dẫn cho kế toán labo
Kế toán labo (accountant) giữ dòng tiền của xưởng. Trách nhiệm của bạn là phát hành hóa đơn cho các đơn đã giao, theo dõi công nợ phải thu để biết phòng khám nào còn nợ và quá hạn, và chốt sao kê định kỳ với từng phòng khám. Bạn cũng quản lý đặt cọc khi labo yêu cầu cọc trước. Số liệu tài chính này là nội bộ phía labo.
Công việc từ đầu đến cuối
- Phát hành hóa đơn — lập hóa đơn cho đơn đã giao, phát hành hóa đơn điện tử qua nhà cung cấp e-invoice.
- Nuôi công nợ phải thu — mỗi đơn tính tiền theo bảng giá làm tăng dư nợ phòng khám tương ứng.
- Theo dõi & nhắc nợ — xem phòng khám nào quá hạn, dư nợ bao nhiêu để nhắc thu đúng lúc.
- Chốt sao kê định kỳ — tổng hợp phát sinh và thanh toán trong kỳ, chốt sao kê gửi từng phòng khám.
- Quản lý đặt cọc — khi labo yêu cầu cọc trước, ghi nhận và trừ dần vào công nợ.
Theo dõi công nợ phải thu
Công nợ phải thu là bức tranh ai còn nợ labo bao nhiêu và quá hạn ra sao. Xem chi tiết ở Công nợ phải thu.
Chốt sao kê với phòng khám
Sao kê tổng hợp phát sinh và thanh toán trong kỳ để đối chiếu với từng phòng khám. Xem Sao kê công nợ.
Phát hành hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được phát hành qua nhà cung cấp e-invoice tích hợp. Xem Phát hành hóa đơn điện tử.
Quản lý đặt cọc
Với phòng khám cần cọc trước, đặt cọc được ghi nhận và trừ dần vào công nợ. Xem Đặt cọc.
Công nợ chỉ nuôi đúng khi bảng giá được cấu hình đúng — nếu đơn không tính tiền được, dư nợ sẽ lệch. Số liệu tài chính (dư nợ, giá vốn, sao kê) là nội bộ phía labo; phòng khám chỉ thấy phần công nợ phải trả của chính họ. Chốt sao kê đều kỳ để đối chiếu sớm, tránh dồn tranh cãi cuối tháng.
Tips & lưu ý
- Đối chiếu sao kê đều kỳ, đừng để dồn nhiều tháng mới chốt.
- Theo dõi khoản quá hạn để nhắc thu đúng lúc, giữ dòng tiền.
- Ghi nhận đặt cọc ngay khi nhận để trừ đúng vào công nợ sau này.
- Đăng nhập bằng loginId + mật khẩu, không phải email.
- Một user có thể mang nhiều role; ở labo nhỏ, kế toán có thể kiêm điều phối.